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2016年4月 3日 (日)

EXCELで契約書管理 その2

EXCELで契約書管理を考えてみた、の、その2.
エクセルで考えること。
(1)管理項目は?

(2)検索・抽出機能は?

(3)入力や更新するために。

(4)契約書のPDF化とリンク式のセル代入


(1)管理項目

 管理項目はこんなのがあれば、大丈夫かな。


列   項目名
A  契約書NO
   契約書毎に、一意の番号。
   重複は禁止。
   契約書登録件数+1に、1000を加算する。
      別に1000加算しなくてもよいが、分かり易さで、そうしてみた。
      なので、セル書式は数値に。
B  契約書名
   紙の契約書のタイトルを記録。
    業務委託基本契約など、取引先が異なっても、同名の契約書が
   多くあるだろうけど、まずはそのまま登録する。
    一意かどうかは、契約書NOで行うので、原本契約書に、鉛筆で契約書NOを
   記入するようにする。
C  取引先NO
   契約する相手(企業・個人)も、番号を付ける。
   取引先ごとに、一意の番号とする。
   取引先NO登録件数+1とし、更に100を加算する。
D  取引先名
   別シートに、取引先テーブル(リストデータ)を作成しておき、
   取引先NOを入力すると、取引先名が表示されるようにする。
   ~vlookup()関数を利用。
E  契約の目的
   契約書には、普通記載されている契約目的を、手短に、
   入力する。
F  取引概要
   どのような取引か、合意のポイントなどを入力する。
G  取引種類
   売買取引か、請負取引か、役務提供(準委任)取引かを入力する。
   できれば、入力規則をつかって、選択して入力できるようにする。
H  契約種類
   基本契約か、基本契約に基づく個別契約か、単独契約かなどを入力。
   この項目も、入力規則を使って、候補から選択して入力するようにする。
I  契約の開始日
   yyyy/mm/dd形式で入力する。
   契約期間を明示した契約書もあれば、締結日から有効とするものがあるが、
   いつから始まったかを明確にする。
J  契約の終了日
   普通、契約開始日の1年後の日付を書いておくものである。
   中途解約の条項がなければ、基本、契約の開始日から終了日までが、
   契約期間となります。
K  自動更新の有無
   契約期間後、契約更新があるかどうかを入力します。
L  契約締結日
   締結日は、実際の押印した日、もしくはその前後の日となります。
M  終了区分
   終了した契約書かどうかの区分を入力します。
   有期契約の場合に、利用します。自動更新がある契約書の場合は、
   特別に解約合意しないかぎり、契約終了はないので、使われませんが。
N  担当部署
   部署番号まではいらないだろうと・・・・
   もし、部署の数が多いのであれば、番号管理してほうが良いかも。
   そうでないなら、部署名が重複することもないだろうし、
   部署名を入力規則で選ぶようにする。
O  備考
   その他、契約・取引などでの注意事項あれば、入力する項目。
P  PDF(アドレス)
   原本契約書のPDFへのリンク式を入力する項目。
   このセルをクリックすると、ハイパーリンク先のPDFが表示されるようになる。
(2)検索・抽出機能は?
  ・・・

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