« 夢想的BABYMETAL初考 その45 | トップページ | EXCELで契約書管理 その2 »

2016年4月 3日 (日)

EXCELで契約書管理 その1

EXCELで契約書を管理するには? ちょっと考えてみた。
 
契約書とは、相手方との合意事項の文書。
合意事項があいまいなままで、契約書は結べないし、
結ぶべきでもない。
記載されていない事項について、商法・民法の規制に従う。
私的自治の原則のもとで作成される。
相手方の担当者が変わっても、合意事項が変わることは無い。
順調に取引されている場合、気にすることは無い文書。
いったん、イレギュラーとなった場合、作成時に記載しておけば良かったと
反省することになる文書でもある。

 紙で契約書を作成する場合、印紙税法の対象となり、また製本をどのようにするかに
配慮しなくてはならない。
 契約書は締結して終わりではなく、その後でも(契約中にも)、契約の見直しや契約
期間の確認、イレギュラー時の対応でどのように記述していたか確認したり、中途解約
したい時にその条件を確認したり、また、新規契約書を作るので参考したり、などで
参照することが多々あります。
 
 契約書がある程度たまってくると、整理・管理することになります。
契約書の数が少なければ、締結順にクリアファイルに入れていくだけでも
良いかもしれません。しかし、或る程度の数になると、用途別に保管したり、部署毎、
又は、取引先の読み名順にファイリングしたりします。
要は、目的の契約書を素早く見つめるためです。
 更に、増えてくると、見出し・目次などでインデックスを作成し、
一覧形式で契約書が見えるようにしたりします。

 管理するものが一覧形式で見えるようになると、安心して管理できるようになります。
 一覧表を見て、どこに該当の契約書があるのかが簡単に分かるように
なるのは便利ですが、契約書が新しく追加になったとか、期限がきて
終了した場合などに、アウトプット(印刷)されたインデックス(目次)は、作り直さないと
いけなくなり、これが結構面倒です。

滅多に発生しないけど、手番が多いものって、結構負荷が大きいように
思われます。このようなモノこそ、OA・ITで何とかしたいものです。
 
 そこで、エクセルのシートでインデックスを作り、シートで管理する
ようになると思います。

 契約書のなかで、管理する(参照頻度が高い)項目のデーターベース
(リスト形式)を作ります。
 エクセルで、契約書データーベースを作り、契約書締結状況の一覧が
把握できるようにし、部署毎に締結状況がわかるようにし、契約書の
期限管理が簡単にでき、再締結が必要なものが期限前に把握できるよう
にします。

 ただ、一般的に提案されているのは、管理項目を列方向に並べただけの
シートが多いです。これだと、横方法に入力していくこと、長い
タイトル(契約書名)だと列幅が広がってしまう、入力のたびに画面更新
が行われて、チカチカしてしまう。ウインドウ枠の固定(画面固定)すれば良いとはいえ、
違和感を感じてしまう。やはり、入力する場合、上から下方向に項目入力して行くのが
馴染みます。
 また、契約書の内容を見てみたいという要望がたまにあることから、事前にPDF化
しておき、そのPDFファイルへのハイパーリンクをシート上に設定しておくと便利だと
思います。
 
 さらに、データ累積された契約書のデータから、目的の契約書を素早く見つける
ために、エクセルのどの機能を使うか、契約書外の情報(下請け業者かどうかの区分)
を付与して、その付与した値でも検索・抽出できるようにするべきでしょう。
ということで、

【エクセルで契約書管理シートを作る場合のポイント】

そこまで言うほどのものではないかもしれませんが・・・
(1)管理する契約書データの項目を決めます。
 契約書の概略がわかり、あとで検索・参照する項目とすること。
 あとで、追加項目があってもすぐに対応できること。
 
(2)契約書データをどのように使うのか、機能を考えること。
 多くは、抽出条件が多様に入力できれば、問題はないでしょう。
 であれば、オートフィルター機能で十分に対応できるかと。
(3)入力時は簡単に入力でき、データ更新がしやすいこと。
 検索抽出結果に対し、データ更新可能なこと。
 案:新規入力するのは、シートなのか、シートフォームか、
 VBAフォームなのか。どれがいいのか。
(4)契約書内容を参照する方法。
 契約書事態を参照することは頻繁には発生しないものの、無いことは
 ない。原本を貸し出すのか、それともPDF・コピーを貸し出すのか。

 原本を貸出した場合は、その記録をとる必要があったら、未返却の
 事態も可能性があり、好ましくない。コピーを貸し出すとしても、
 コピー作成と保管が面倒。PDFとしてファイルとして保存するのが、
 簡便だろう。管理する項目に、このPDFファイルへのハイパーリンクを
 設定しておくと便利かと思われます。


EXCELで契約書管理 その2 へ。
http://engi.cocolog-nifty.com/sirenai/2016/04/excel-3629.html

|

« 夢想的BABYMETAL初考 その45 | トップページ | EXCELで契約書管理 その2 »

契約書」カテゴリの記事

コメント

コメントを書く



(ウェブ上には掲載しません)




トラックバック

この記事のトラックバックURL:
http://app.cocolog-nifty.com/t/trackback/83128/63433508

この記事へのトラックバック一覧です: EXCELで契約書管理 その1:

« 夢想的BABYMETAL初考 その45 | トップページ | EXCELで契約書管理 その2 »